La crise sanitaire mondiale a prouvé l’importance de la dématérialisation de plusieurs activités. Grâce à internet, le télétravail a été rendu possible pour assurer la continuité des activités professionnelles. Il est même possible d’organiser une assemblée générale en ligne, une réunion totalement dématérialisée pour permettre le fonctionnement normal des différentes structures concernées. Découvrons dans cet article les différentes étapes pour l’organisation de cette assemblée générale dématérialisée.
Plan de l'article
La préparation
Une assemblée générale en ligne nécessite une bonne préparation. Il s’agit en effet d’une assemblée générale classique, sauf que la séance sera entièrement dématérialisée. Plusieurs groupements peuvent adopter cette solution d’organisation d’une assemblée générale en ligne. Il peut s’agir d’entreprises, d’associations, de syndicats, de coopératives ou de fédérations.
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La date à laquelle se tiendra l’assemblée générale doit être définie. La plateforme en charge de l’organisation de l’assemblée générale en ligne enverra les convocations pour convier les participants à la séance. Il s’agit de convocations électroniques, après avoir obtenu le consentement de ces derniers sur l’envoi électronique de la convocation. Ils devront évidemment communiquer une adresse mail.
La préparation tient également compte des documents à apprêter pour la séance, notamment les résolutions du conseil d’administration, le registre des participants à la séance, les caractéristiques de la séance, ainsi que tous les documents nécessaires aux participants. Ils doivent être disponibles en ligne pour l’usage des participants à la séance.
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L’étape intermédiaire
Il s’agit d’une étape transitoire entre la préparation de l’assemblée générale en ligne et sa tenue effective. À cette étape, tous les porteurs de droits de vote ont reçu leurs convocations. Ils peuvent notifier leur présence à l’assemblée générale en ligne, voter directement en ligne ou donner pouvoir dans un délai de 15 jours précédant l’assemblée générale.
Vous vous interrogiez sur comment organiser un vote électronique pour votre assemblée générale ? Le processus est simple et entièrement sécurisé. La signature électronique réalisée avec un outil de pointe dans le domaine permet de certifier les votes électroniques. Il faut aussi noter que des relances automatiques sont envoyées aux participants de l’assemblée générale dématérialisée qui n’ont pas répondu à la convocation.
La tenue de l’AG en ligne
Lors de la séance proprement dite, les participants devront s’acquitter de la signature de la feuille de présence. Ils auront également à voter en cours de séance. Ils pourront exercer ce droit par un vote à main levée durant la séance, ou opter pour un vote par télécommunication. Tous les votes émis avant la séance et au cours de la séance seront tous pris en compte.
Grâce à la plateforme d’organisation de l’assemblée générale en ligne, des procès-verbaux sont automatiquement générés. Les participants à la séance auront accès au document dans leurs espaces personnels.
Une assemblée générale en ligne est une excellente manière de tenir une assemblée générale de manière simplifiée en s’aidant des nouvelles technologies. Dans un contexte où les regroupements sont toujours surveillés, et les mesures sanitaires toujours en vigueur, elle représente une alternative intéressante à considérer par les entreprises et différents regroupements.